Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Kennen Sie Ihre Kosten pro Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung?
Das Institute of Finance Management (IOFM) hat ermittelt, das ohne automatisierte Rechnungsverarbeitung die echten Kosten pro Rechnung typischerweise bei ca. 16€ liegen. Dieser Wert gilt für Standorte mit weniger als 20.000 Rechnungen im Jahr. Dies sind die reinen direkten Personalkosten in der Kreditorenbuchhaltung. Hierin sind nicht die Kosten für Ihre Buchhaltungssoftware bzw. Ihr ERP, die Büro- und Personalnebenkosten und die Personalkosten außerhalb der Kreditoren-Buchhaltung enthalten, z.B. für Manager die Zeit für die Rechnungsgenehmigung investieren müssen. All diese Kosten müssen zusätzlich einkalkuliert werden.
Kennen Sie die versteckten Personal- und Management-Zusatzkosten außerhalb der Kreditoren-Buchhaltung, die Ihnen bei der Rechnungsgenehmigung entstehen?
Für viele Kreditoren-Buchhaltungs-Teams ist es nicht einfach den Investantrag für ein Rechnungsautomatisierungssystem zu formulieren und exakt den ROI zu berechnen. Häufig fehlt ein genaues Verständnis und in fast allen Fällen exakte Aufzeichnungen wie unheimlich zeitaufwendig die Rechnungsüberprüfung und Genehmigung ist, bis man schließlich alle notwendigen Informationen vom Bedarfsträger und dem Lieferanten zusammengesammelt hat, um guten Gewissens die Verantwortung für die Rechnungsbezahlung übernehmen zu können. Schlimmer noch, während dieses aufwendigen Informations-Beschaffungsprozesses, hat die Kreditoren-Buchhaltung kein Feedback und investiert weitere Zeit in Erinnerungen und Rückfrageprozesse. All dies blockiert Ihr Kerngeschäft und ist ein Energiefresser für Ihre Wettbewerbsfähigkeit am Markt. Abhängig, vom Gehaltsniveau Ihrer Genehmiger und beteiligten Manager, liegen diese Zusatzkosten pro Rechnung gemäß Deloitte bei 18€ bis 27€. Die Gesamtpersonalkosten pro Rechnung ohne automatisierte Rechnungsverarbeitung liegen also leicht bei 34€ - 43€ (16€ pro Rechnung in der Kreditoren-Buchhaltung + 18€ bis 27€ für Genehmiger- und Management-Zeitaufwand).
Eine weitere interessante Kennzahl (KPI), um die Güte Ihrer Kreditoren-Buchhaltungs-prozesse zu analysieren, ist der Prozentsatz der Rechnungen, der komplett automatisiert ohne jeglichen menschlichen Zeitaufwand genehmigt und bezahlt werden kann. Sollte Ihr aktueller Wert unter 90% liegen, sollten Sie weitere Verbesserungen in der Rechnungs-Automatisierung unbedingt evaluieren. Reine Rechnungsdigitalisierungs- und Workflow-Systeme bekämpfen nur die Symptome. Um wirklich exzellent in der Rechnungs-Automatisierung zu werden, müssen Sie das Übel an der Wurzel bekämpfen: Sie benötigen einen durchgängigen PurchasetoPay Prozess. Grundsätzlich sollten Sie nur Rechnungen bezahlen für die eine passende entsprechende Bestellung (PO / Purchase Order) vorliegt und sie sollten im Regelfall nur mit Lieferanten zusammenarbeiten, die auch volldigitale Prozesse unterstützen und in der Lage sind über die digitalen Kanäle Ihrer PurchasetoPay Lösung, reaktiv und exakt passende Angebote, Bestellbestätigungen, Liefer-Avis, Lieferscheine und Rechnungen beizustellen. Gehen sie keine fadenscheinigen Kompromisse ein - sonst zahlen Sie den Preis in Form von Maverick-Spend, überhöhter Prozesskosten, niedrigerem Service-Niveau für Ihre Bedarfsträgern und nicht wettbewerbsfähiger Konditionen. Kontaktieren Sie uns für unseren ROI-Kalkulator, der Ihnen erlaubt auf Basis Ihrer Zahlen, den Nutzen einer durchgängigen PurchasetoPay-Lösung zu quantifizieren.
57% aller Firmen haben noch veraltete teilmanuelle ERP-Prozesse zur Rechnungsfreigabe aktiviert, die Ihre Firma zum leichten Betrugsopfer machen
Cyber-Crime wird Jahr zu Jahr immer gefährlicher. Wenn Sie kein durchgängiges PurchasetoPay System, wie ebidtopay im Einsatz haben mit einer integrierten Prozesskette vom Lieferantenstammdaten-Management, über Verhandlung-/ Vertragsmanagement bis hin zum Beschaffungs-Abwicklungsprozess von der Bedarsanfrage bis hin zur Rechnungszahlungen, haben Sie ein deutlich erhöhtes Cyber-Fraud-Risiko. Aktuelle Untersuchungen von EY zeigen, das Firmen mit veralteten teilmanuellen ERP-Prozessen, deutlich häufiger Opfer von Cyber-Crime werden. Allein Für 2021 schätzt EY, das der weltweite Gesamtschaden durch Cyber-Crime durch Rechnungsbetrug im B2B-Bereich deutlich mehr als 11 Mrd. € betragen wird.
